Come sfruttare la tua partecipazione a fiere con social e newsletter

Scritto da Andrea Tolu in data 26 gen, 2017

 

Negli ultimi anni, le fiere hanno cambiato pelle: da eventi con l'unico scopo di comprare e vendere, sono diventate sempre più occasioni per stringere relazioni. Una cosa però è rimasta la stessa: partecipare ad una fiera richiede un investimento significativo di tempo e denaro.

Sorge quindi una legittima domanda: vale ancora la pena andarci?

Dipende dalle aspettative: condizioni diverse richiedono un approccio diverso. Se si pensa di partecipare ad una fiera per esporre i propri prodotti e distribuire brochure, in attesa che al vostro stand si formi una calca di clienti pronti a comprare, allora rischiate di perdere tempo e denaro. Se invece accettate l’idea che i frutti della vostra partecipazione non saranno immediati, ma si vedranno nel tempo, allora una fiera può essere ancora un valido investimento.

Meno compravendita dura e pura quindi, e più relazioni. E dato che le relazioni vanno create e coltivate, strumenti digitali come i social media e le email e il sito aziendale possono essere di grande aiuto. Anzi, diremo di più: per organizzare una fiera nel migliore dei modi, sono diventati ormai uno strumento indispensabile, in tutte le fasi: prima, durante e dopo. Vediamole nel dettaglio. 

Prima della fiera: fare promozione

Preparate un press kit con la presentazione dell’azienda. Un press kit è un documento con la storia dell'azienda e altre informazioni di base, che tornerà molto utile a chiunque (clienti, fornitori, giornalisti ecc) voglia avere delle informazioni generali su di voi. Oltre che portarlo con voi allo stand, potete anche renderlo scaricabile dal sito, collegandolo ad un formulario di contatto.

Date una rinfrescata alla vostra presenza online. Sito aziendale e canali social dovrebbero essere sempre aggiornati, ma se ultimamente li avete trascurati, allora sarà il caso di renderli presentabili. Non si tratta ovviamente di rifarli da cima a fondo, ma tenete presente che tutti quelli con cui verrete in contatto durante la fiera prima o poi li visiteranno, ed è quindi importante evitare di dare un'immagine di trascuratezza.

Ditelo a tutti. Con largo anticipo, usate la newsletter e i canali social per far sapere a tutti della vostra partecipazione. Anche se la maggior parte dei vostri contatti non ci andrà, vi presenterete come un'azienda molto attiva nel proprio settore. Questo tipo di email può essere la stessa per tutti i contatti, ma se fra questi ce n'è qualcuno di particolare importanza, la cosa migliore sarà mandare un'email più personalizzata.

Create una pagina dedicata. Per promuovere la partecipazione ad una fiera userete ovviamente anche il sito. Non limitatevi però al solito articolo striminzito nella sezione news. Create piuttosto una pagina dedicata e promuovetela regolarmente su tutti i canali, dando la possibilità di condividerla. Cercate inoltre di renderla interessante, andando al di là del laconico (ma purtroppo frequente): "parteciperemo alla fiera, venite a trovarci al nostro stand." Se avete chiari in mente gli obiettivi della vostra partecipazione e il tipo di messaggio che volete trasmettere, non sarà difficile.

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Durante la fiera: attirare visitatori allo stand

Inviate aggiornamenti. I giorni della fiera sono il momento di "andare in diretta" usando i canali social per inviare aggiornamenti. Le possibilità sono diverse: potrete per esempio postare su Facebook, usare Twitter, fare una cronaca per immagini su Instagram, o caricare dei brevi video su Youtube.

Lo scopo è tenere aggiornato chi non è presente, ma anche attirare visitatori al vostro stand. Tenete quindi a mente questi due consigli. Primo: usate canali con i quali avete già dimestichezza. Se non avete mai usato Instagram, i giorni della fiera sono probabilmente il momento meno adatto per iniziare. Secondo: gli aggiornamenti che inviate possono anche essere usati da un contatto nuovo per farsi una prima impressione di voi, evitate quindi di usare i social come fossero profili personali.

Fate pubbliche relazioni. Anche se il motivo principale per cui siete alla fiera è prendere contatto con potenziali clienti e fornitori, non dimenticate che saranno presenti anche giornalisti del settore e blogger. L'occasione è quindi importante per cercare di far parlare di voi anche fuori dai canali che controllate direttamente. È anche il momento in cui usare il press kit che avete preparato in anticipo.

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Dopo la fiera: coltivare le relazioni

Inserite i biglietti da visita in un CRM e nella mailing list. Ne parlavamo in un articolo di qualche mese fa: troppe PMI non usano ancora un Customer Relationship Management, ovvero un sistema per raccogliere tutti i dati sui contatti e le interazioni avute con loro. 

L’utilità di un CRM si fa però sentire subito dopo la fiera, quando si ritorna con molti biglietti da visita. Non lasciateli in fondo ad un cassetto: il momento di usarli inizia proprio adesso. La prima cosa da fare sarà inserirli nell'archivio, dividendoli in categorie (per esempio clienti, fornitori, agenti, giornalisti ecc.) e aggiungendo tutte le altre informazioni raccolte nei vostri contatti diretti con loro.

Il passaggio successivo sarà contattarli via email, possibilmente aspettando una settimana, per dare loro il tempo di smaltire gli arretrati accumulati durante l'assenza dall'ufficio.

Usate anche i metodi tradizionali. Fin qui abbiamo parlato dei mezzi di comunicazione digitale, ma se le vostre email non ottengono risposta, allora mettetele momentaneamente da parte e passate al più tradizionale telefono.

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Argomenti: #socialmedia, #newsletteraziendale